会计资料无纸化政策破冰-企业会计信息化工作规范解读之一 | |||
2015年10月15日 来源:财政部 | |||
一、有关背景 信(xin)息技术的(de)发展(zhan)已经使电子资(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)能够(gou)代替(ti)纸面资(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao),然而受过(guo)去文件(jian)规定以(yi)及(ji)习惯和观念的(de)束缚(fu),企(qi)(qi)业(ye)(ye)不得不将(jiang)电子会(hui)计(ji)资(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)输(shu)出(chu)为纸面文件(jian),造成纸张、设备、能源、人(ren)力、储(chu)存空间(jian)的(de)消耗(hao)。据某大(da)型(xing)国(guo)企(qi)(qi)反(fan)映,该企(qi)(qi)业(ye)(ye)每年(nian)因(yin)会(hui)计(ji)资(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)打(da)印所带来(lai)的(de)各种成本耗(hao)费超过(guo)3,000万元(yuan)。由此估算全(quan)国(guo)企(qi)(qi)业(ye)(ye)的(de)耗(hao)费,保(bao)守的(de)数字也达数亿元(yuan)。平均计(ji)算,我国(guo)企(qi)(qi)业(ye)(ye)每天因(yin)会(hui)计(ji)资(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)打(da)印而发生的(de)成本超过(guo)100万元(yuan)。 信(xin)息(xi)化(hua)的(de)(de)(de)(de)(de)价值(zhi)和(he)目标之(zhi)一(yi)是(shi)取代手(shou)工作业和(he)纸(zhi)面(mian)文件。如果(guo)没有充分的(de)(de)(de)(de)(de)理由,仅仅因为(wei)会计(ji)资料是(shi)电子(zi)形(xing)式而不予认可,则信(xin)息(xi)化(hua)的(de)(de)(de)(de)(de)优(you)势就大打折扣,也(ye)会挫伤企(qi)业开(kai)展会计(ji)信(xin)息(xi)化(hua)的(de)(de)(de)(de)(de)积极(ji)性,阻碍会计(ji)信(xin)息(xi)化(hua)的(de)(de)(de)(de)(de)深入发(fa)展。而且,会计(ji)资料的(de)(de)(de)(de)(de)纸(zhi)面(mian)要求(qiu),会进一(yi)步导致企(qi)业间(jian)交(jiao)易摆脱不了纸(zhi)面(mian)文件的(de)(de)(de)(de)(de)传递(di),整个(ge)经济体系交(jiao)易环节的(de)(de)(de)(de)(de)信(xin)息(xi)化(hua)发(fa)展也(ye)受到制(zhi)约,从而阻碍社(she)会产品和(he)服务模(mo)式的(de)(de)(de)(de)(de)创新。 从政策(ce)(ce)制(zhi)(zhi)度(du)层面认可电子(zi)会(hui)(hui)计(ji)资料的(de)(de)(de)(de)(de)有效性,免除企业对(dui)一定(ding)范(fan)(fan)围内(nei)会(hui)(hui)计(ji)资料的(de)(de)(de)(de)(de)打印责任,是建设社(she)会(hui)(hui)主(zhu)义生态文明,促(cu)进(jin)社(she)会(hui)(hui)整体信息(xi)化水平进(jin)一步提高(gao)的(de)(de)(de)(de)(de)现(xian)实要求。《企业会(hui)(hui)计(ji)信息(xi)化工(gong)作(zuo)(zuo)规(gui)(gui)范(fan)(fan)》(以(yi)下(xia)简称(cheng)工(gong)作(zuo)(zuo)规(gui)(gui)范(fan)(fan))制(zhi)(zhi)定(ding)过程中,企业对(dui)会(hui)(hui)计(ji)资料无纸化的(de)(de)(de)(de)(de)呼声(sheng)十(shi)分强烈和急迫。为此,工(gong)作(zuo)(zuo)规(gui)(gui)范(fan)(fan)第四十(shi)条(tiao)、第四十(shi)一条(tiao)做了相应规(gui)(gui)定(ding)。尽管内(nei)容不(bu)多(duo),这两条(tiao)规(gui)(gui)定(ding)却在(zai)政策(ce)(ce)层面实现(xian)了无纸化的(de)(de)(de)(de)(de)破冰,是工(gong)作(zuo)(zuo)规(gui)(gui)范(fan)(fan)的(de)(de)(de)(de)(de)重要突(tu)破之一,对(dui)企业提高(gao)会(hui)(hui)计(ji)工(gong)作(zuo)(zuo)效率,乃(nai)至(zhi)对(dui)整个社(she)会(hui)(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)信息(xi)化应用的(de)(de)(de)(de)(de)深入都将带(dai)来深刻的(de)(de)(de)(de)(de)影(ying)响。 二、条文解读 尽管(guan)无(wu)纸化(hua)是(shi)方向,但从(cong)会计资(zi)(zi)料作为会计核算(suan)结(jie)果的(de)(de)证(zheng)据和(he)线(xian)索(suo),具有(you)保(bao)存价(jia)值(zhi)来讲,会计资(zi)(zi)料无(wu)纸化(hua)也(ye)不(bu)是(shi)无(wu)条(tiao)件的(de)(de)。工作规范第四十条(tiao)、四十一(yi)条(tiao)的(de)(de)规定(ding)有(you)两层含义(yi):一(yi)是(shi)会计资(zi)(zi)料可(ke)以无(wu)纸化(hua)管(guan)理(li);二是(shi)只有(you)在保(bao)证(zheng)会计事(shi)项(xiang)可(ke)追述、可(ke)证(zheng)明的(de)(de)条(tiao)件下(xia),才能对会计资(zi)(zi)料进行无(wu)纸化(hua)管(guan)理(li)。 两条规定的区别(bie)在于(yu):第四(si)十条是关于(yu)内部生成会计资料,而第四(si)十一条是关于(yu)外(wai)部获取(qu)会计资料。 (一)内部生(sheng)成会计资料 工作规(gui)范(fan)第四十条规(gui)定: 企业内部生成的会(hui)计凭证、账簿(bu)和辅助(zhu)性(xing)会(hui)计资料,同时满足下列条件的,可以不(bu)输出纸面(mian)资料: (一)所记载的事项属(shu)于(yu)本企业(ye)重复发生的日常业(ye)务; (二)由企业信息系(xi)统自动生(sheng)成; (三)可及时在企业信息系统(tong)中以人类可读形式(shi)查询和输出(chu); (四(si))企业信息系统具有(you)(you)防止相关数据(ju)被篡改的有(you)(you)效机制; (五(wu))企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防(fang)范(fan)自(zi)然灾害、意外事(shi)故(gu)和人为(wei)破坏(huai)的(de)影响; (六(liu))企业对电子和(he)纸面会(hui)计资料建立(li)了完善的索引体系。 1. 会计资料范围 该条明(ming)确规定,可以无纸(zhi)化管理的内部生成会计(ji)资料有会计(ji)凭(ping)证(zheng)、账(zhang)簿(bu)和(he)辅(fu)助(zhu)性(xing)会计(ji)资料。这里的会计(ji)凭(ping)证(zheng),包括(kuo)原始凭(ping)证(zheng)和(he)记(ji)账(zhang)凭(ping)证(zheng),会计(ji)账(zhang)簿(bu)包括(kuo)总账(zhang)、明(ming)细账(zhang)和(he)日记(ji)账(zhang),而辅(fu)助(zhu)性(xing)会计(ji)资料则含(han)义(yi)宽泛,包括(kuo)固(gu)定资产卡片、项(xiang)目辅(fu)助(zhu)账(zhang)、银行存款余额调节表等各种会计(ji)资料。 2. 业务范围 对第(一)项(xiang)条(tiao)件,要(yao)注意准确理解“重(zhong)复(fu)(fu)发(fa)(fa)生(sheng)(sheng)的日常业务”。这(zhei)里(li)的“重(zhong)复(fu)(fu)发(fa)(fa)生(sheng)(sheng)”是指(zhi)(zhi)在一年内反复(fu)(fu)发(fa)(fa)生(sheng)(sheng)。这(zhei)里(li)的“日常”是指(zhi)(zhi)在企业的经营循(xun)环(huan)中可以(yi)预期将(jiang)会发(fa)(fa)生(sheng)(sheng)的事项(xiang)。 例如(ru):购销业(ye)(ye)务、固(gu)定(ding)资(zi)产折旧、货币资(zi)金收付,这些(xie)业(ye)(ye)务比较明显属(shu)于重复发生的(de)日常(chang)业(ye)(ye)务,相(xiang)(xiang)关(guan)的(de)会计资(zi)料,如(ru)凭证、分(fen)类账、日记账、固(gu)定(ding)资(zi)产卡片、银(yin)行存款余额(e)调节表,都属(shu)于满足(zu)该(gai)项条件(jian)的(de)会计资(zi)料。企业(ye)(ye)每月(yue)结账,相(xiang)(xiang)关(guan)记账凭证同(tong)样满足(zu)这里(li)的(de)“重复发生的(de)日常(chang)业(ye)(ye)务”条件(jian)。 利(li)润分配一(yi)般是(shi)每年进行(xing)一(yi)次,每次的(de)(de)发生(sheng)的(de)(de)内(nei)容不(bu)(bu)(bu)完全相(xiang)同,也(ye)不(bu)(bu)(bu)能预期(qi)一(yi)定会发生(sheng),因此(ci)不(bu)(bu)(bu)满足该(gai)项(xiang)条件。债务重(zhong)组、企(qi)业并购(gou)等事项(xiang),尽管有可能在一(yi)年内(nei)重(zhong)复发生(sheng),但这(zhei)种重(zhong)复并不(bu)(bu)(bu)是(shi)企(qi)业经营循环(huan)中必然发生(sheng)的(de)(de)事项(xiang),不(bu)(bu)(bu)可能预期(qi),因此(ci)也(ye)不(bu)(bu)(bu)符合该(gai)项(xiang)条件。 做(zuo)出该项(xiang)规定的主(zhu)要考虑是,企业(ye)(ye)会(hui)计(ji)资(zi)料绝大(da)多与重(zhong)复发生(sheng)的日常业(ye)(ye)务有关,这些资(zi)料实现无纸(zhi)化,就能达到(dao)节省社会(hui)资(zi)源的主(zhu)要目的。而(er)除此(ci)(ci)之外的业(ye)(ye)务,不(bu)仅数量少(shao),而(er)且(qie)一般来(lai)说风险(xian)大(da)、重(zhong)要程度高,在会(hui)计(ji)监督(du)中(zhong),相(xiang)关资(zi)料被查阅的可能性大(da);同时,由(you)于这类业(ye)(ye)务没有固定规则,一般不(bu)可能由(you)信息系(xi)统自动生(sheng)成,而(er)是以人工处理(li)为主(zhu),因此(ci)(ci)应当留有纸(zhi)面资(zi)料,以便查证。 需(xu)要(yao)(yao)指出(chu)的是(shi),一项会计业务(wu)同时涉及(ji)到多种(zhong)会计资料,则应当分(fen)别判断(duan)各种(zhong)会计资料是(shi)否(fou)满足该项条件。例(li)如,债务(wu)重(zhong)组是(shi)非日常业务(wu),其(qi)原始(shi)凭证(zheng)和记账(zhang)(zhang)凭证(zheng)中记载的内容(rong)不属于“重(zhong)复发(fa)(fa)生(sheng)的日常业务(wu)”。但有关记账(zhang)(zhang)凭证(zheng)的内容(rong)需(xu)要(yao)(yao)登记分(fen)类账(zhang)(zhang),可能涉及(ji)到财(cai)务(wu)费用总账(zhang)(zhang)和明细(xi)账(zhang)(zhang)。财(cai)务(wu)费用的发(fa)(fa)生(sheng)对于分(fen)类账(zhang)(zhang)来说(shuo),则应当属于“重(zhong)复发(fa)(fa)生(sheng)的日常业务(wu)”。 3.电子会计资料的“原生”性 第(二)项条件,本(ben)意是(shi)指“原(yuan)生(sheng)”电(dian)子(zi)会计资(zi)料(liao)。所(suo)谓“原(yuan)生(sheng)”是(shi)与“从纸面(mian)转(zhuan)换”相(xiang)对(dui)应(ying)的(de)。原(yuan)生(sheng)会计资(zi)料(liao)一般(ban)都与重复发生(sheng)的(de)日常业务相(xiang)关(guan)。例如(ru),对(dui)于电(dian)信企业,确(que)认话费收(shou)入(ru)的(de)分录是(shi)由业务结算系统传递数(shu)据(ju),会计软件根据(ju)既定(ding)业务规则自(zi)动生(sheng)成的(de),这(zhei)种情况下的(de)记账凭证就是(shi)原(yuan)生(sheng)电(dian)子(zi)资(zi)料(liao)。 而(er)如(ru)果一项原始凭证(zheng)从纸(zhi)面(mian)扫描为电子影像,或者将手工(gong)填写的(de)记账凭证(zheng)(例如(ru)利润分配)输入到(dao)会(hui)计软件中,这些电子资(zi)料就(jiu)是(shi)“从纸(zhi)面(mian)转换”的(de),而(er)不是(shi)由信(xin)息系(xi)统自动生(sheng)成。这些会(hui)计资(zi)料在归档前,应(ying)当保留原纸(zhi)面(mian)资(zi)料,至于归档可以采取的(de)形(xing)式,则(ze)属于归档管理(li)问题,应(ying)遵循工(gong)作规范第(di)四十二条。 需要注意的(de)是,上述(shu)“从纸面转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan)”是指直接(jie)转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan),如果纸面会计资(zi)料(liao)转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan)为(wei)电子资(zi)料(liao)后,又(you)经(jing)过进一步处(chu)理,继续转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan)为(wei)其(qi)他资(zi)料(liao),则(ze)其(qi)他资(zi)料(liao)应当(dang)视为(wei)“原(yuan)(yuan)(yuan)生”而非“转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan)”的(de)。例如,一张纸面销售单录入到信(xin)息(xi)系(xi)统中,则(ze)这张销售单属于(yu)“转(zhuan)(zhuan)换(huan)(huan)”的(de)原(yuan)(yuan)(yuan)始凭证,但如果系(xi)统根据录入的(de)销售数据自动(dong)生成了(le)记(ji)账(zhang)凭证,则(ze)该记(ji)账(zhang)凭证就(jiu)应当(dang)视为(wei)“原(yuan)(yuan)(yuan)生”电子资(zi)料(liao)。 4. 可查询性 第(三(san))项条件要(yao)求无纸化(hua)会计资(zi)料必(bi)须可供查询(xun)输(shu)出。这里的输(shu)出包(bao)括显示和打印(yin)。对于该项条件,要(yao)把(ba)握好“及(ji)时(shi)”以及(ji)“人(ren)类可读”两项要(yao)求。 “及(ji)时(shi)”是指,电(dian)子(zi)会(hui)计资料应当随时(shi)处于“在线”状态,打开(kai)终端(duan)设备就(jiu)可以(yi)访问到(dao),而不(bu)(bu)需要(yao)复杂的技术准备过程。例如,有(you)的企(qi)业(ye)转换会(hui)计软(ruan)件(jian)后,由(you)于原有(you)软(ruan)件(jian)中(zhong)的数据不(bu)(bu)能(neng)迁移到(dao)新软(ruan)件(jian)系(xi)统(tong)(tong)(tong)中(zhong),就(jiu)将(jiang)原有(you)软(ruan)件(jian)系(xi)统(tong)(tong)(tong)及(ji)相关服务器等保留在线运行。这一做法符合及(ji)时(shi)性要(yao)求(qiu)。如果(guo)企(qi)业(ye)停止系(xi)统(tong)(tong)(tong)运行,将(jiang)服务器关闭,脱离企(qi)业(ye)网络并闲置,这种情况下,资料的查(cha)询就(jiu)需要(yao)重新上线,而且(qie)不(bu)(bu)能(neng)确保原有(you)系(xi)统(tong)(tong)(tong)能(neng)够正常运行,也就(jiu)不(bu)(bu)符合及(ji)时(shi)性要(yao)求(qiu)。 “人(ren)(ren)类可(ke)(ke)读(du)”是(shi)相对于“计算机可(ke)(ke)读(du)”而(er)言,它(ta)包(bao)括(kuo)两层含义(yi):一是(shi)资料要(yao)以(yi)(yi)(yi)人(ren)(ren)类可(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)理(li)解的(de)形式呈现,而(er)不(bu)是(shi)一堆计算机代码和纯数(shu)据(ju)(ju),也(ye)就(jiu)(jiu)是(shi)说不(bu)仅(jin)要(yao)有数(shu)据(ju)(ju),还要(yao)有能对这(zhei)些数(shu)据(ju)(ju)进(jin)行解析的(de)应用软件(jian)。这(zhei)里的(de)应用软件(jian)一般就(jiu)(jiu)是(shi)会(hui)(hui)计软件(jian)或者文档处理(li)软件(jian)。例如,有的(de)企业(ye)对于过去的(de)会(hui)(hui)计资料只以(yi)(yi)(yi)刻录(lu)光盘的(de)形式留(liu)存了数(shu)据(ju)(ju)库文件(jian),而(er)没有保留(liu)相关的(de)会(hui)(hui)计软件(jian),那(nei)么这(zhei)些会(hui)(hui)计资料将(jiang)无法查询并以(yi)(yi)(yi)正(zheng)确形式呈现,这(zhei)就(jiu)(jiu)不(bu)符合(he)(he)该项(xiang)条(tiao)件(jian)。二是(shi)呈现的(de)方式应当符合(he)(he)会(hui)(hui)计领域(yu)约定俗(su)成的(de)内(nei)(nei)容和格式,而(er)不(bu)是(shi)体现特殊业(ye)务逻辑的(de)内(nei)(nei)容格式。 5. 防篡改机制 防(fang)止篡改(gai)是(shi)确保会计(ji)(ji)资料的(de)证据(ju)和轨(gui)迹价值的(de)基本要求(qiu)。防(fang)篡改(gai)数据(ju)的(de)机制是(shi)信息系(xi)统层面的(de)问题(ti),它不仅涉及(ji)会计(ji)(ji)软(ruan)件功能(neng),还涉及(ji)诸如系(xi)统安(an)全(quan)、职责分工(gong)和流程设计(ji)(ji)等问题(ti)。但对企(qi)业而言,首先是(shi)选用的(de)会计(ji)(ji)软(ruan)件应(ying)当遵循工(gong)作规范第二(er)章要求(qiu)。此外,会计(ji)(ji)软(ruan)件本身在设计(ji)(ji)上应(ying)当有防(fang)篡改(gai)机制,包括对数据(ju)库的(de)加密(mi),对各类系(xi)统操(cao)作权限(xian)的(de)分离控(kong)制等。 由于会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)评(ping)审(shen)制(zhi)度的(de)(de)取(qu)消,对(dui)(dui)(dui)会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)的(de)(de)监管(guan)一(yi)度比较薄弱,造成目(mu)前市面(mian)上的(de)(de)一(yi)些商(shang)品化会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)并不完全(quan)满足(zu)上述要(yao)求(qiu),例(li)如(ru),有(you)的(de)(de)会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)对(dui)(dui)(dui)数据(ju)(ju)库没有(you)任何(he)加密(mi)措施(shi),完全(quan)开放,任何(he)具备一(yi)定知(zhi)识的(de)(de)人员(yuan)都(dou)可以绕过会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)直接对(dui)(dui)(dui)数据(ju)(ju)库进行编辑修改。有(you)的(de)(de)会(hui)(hui)(hui)计(ji)软件(jian)(jian)(jian)(jian)提供反结账、反记账、反审(shen)核(he)等(deng)各(ge)种逆向操(cao)作(zuo)功能,且(qie)没有(you)对(dui)(dui)(dui)操(cao)作(zuo)内容详细日志记录,这种情况下,如(ru)果缺(que)乏纸面(mian)资料制(zhi)约,企业就可以为所欲为,失去了会(hui)(hui)(hui)计(ji)工(gong)作(zuo)起码的(de)(de)严肃(su)性。 因此,实施(shi)会计资料无纸化管理,企(qi)业首先要(yao)对其会计软件(jian)(jian)进行(xing)评估,只有满足本项规定条件(jian)(jian)的才(cai)能进行(xing)。 6. 备份制度 第(五)项条(tiao)件,建立电子会(hui)计(ji)资(zi)(zi)料(liao)的(de)备(bei)份(fen)制度,是保证会(hui)计(ji)资(zi)(zi)料(liao)安全(quan)的(de)基本要(yao)求(qiu)。电子资(zi)(zi)料(liao)相对纸面资(zi)(zi)料(liao)有更多(duo)的(de)灭失风(feng)险因(yin)素。在(zai)会(hui)计(ji)资(zi)(zi)料(liao)打印(yin)输出的(de)情况下,纸面资(zi)(zi)料(liao)与电子资(zi)(zi)料(liao)实际(ji)形成相互(hu)备(bei)份(fen)关系(xi)。而一旦(dan)不打印(yin)了,则对于电子资(zi)(zi)料(liao)的(de)备(bei)份(fen)要(yao)求(qiu)就(jiu)应(ying)当增(zeng)强。 备份的方(fang)法手段很(hen)多(duo)(duo),包括异地(di)热备份、磁盘(pan)阵列(lie)、刻制光盘(pan)等,主要(yao)是技术层(ceng)面问(wen)题,这(zhei)里不(bu)做过多(duo)(duo)讨论。 需要(yao)(yao)(yao)指(zhi)出的(de)(de)是,该项提出的(de)(de)“有效防(fang)范(fan)自然(ran)灾害(hai)、意外(wai)事故和人为破坏的(de)(de)影响”,对企业的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)是比(bi)较(jiao)高的(de)(de)。例如,要(yao)(yao)(yao)防(fang)止人为破坏,需要(yao)(yao)(yao)建(jian)立对会(hui)计资(zi)料存储设备(bei)(bei)的(de)(de)物理保(bao)护措施,防(fang)止无关人员对设备(bei)(bei)的(de)(de)接触。对于小微(wei)(wei)企业来说,这些条件(jian)(jian)一般是达不到的(de)(de)。小微(wei)(wei)企业要(yao)(yao)(yao)实行会(hui)计资(zi)料的(de)(de)无纸(zhi)化(hua)管理,可(ke)(ke)以(yi)采用大型会(hui)计软(ruan)件(jian)(jian)厂(chang)商提供的(de)(de)会(hui)计软(ruan)件(jian)(jian)云服务,以(yi)满足上述(shu)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)。大型会(hui)计软(ruan)件(jian)(jian)厂(chang)商具(ju)(ju)有较(jiao)强的(de)(de)实力和规模优势,一般具(ju)(ju)备(bei)(bei)完善的(de)(de)数(shu)据库备(bei)(bei)份体系。具(ju)(ju)备(bei)(bei)一定规模的(de)(de)会(hui)计代理记账(zhang)机构也(ye)可(ke)(ke)能具(ju)(ju)备(bei)(bei)上述(shu)条件(jian)(jian)。 7. 建立索引 建立(li)会(hui)(hui)(hui)计资(zi)料(liao)索引体(ti)系,目的(de)是保证会(hui)(hui)(hui)计资(zi)料(liao)的(de)线索性和相互关联性。会(hui)(hui)(hui)计资(zi)料(liao)的(de)量达到一(yi)定(ding)程(cheng)度,可检索性就成为(wei)与安全(quan)性、真实性同等(deng)重要的(de)一(yi)个(ge)问题。无(wu)法检索的(de)资(zi)料(liao),和没有资(zi)料(liao)没什么(me)区别。所谓信息垃圾(ji),就是这个(ge)意思。 建立索(suo)引(yin)(yin)(yin)体系(xi)的(de)(de)要(yao)求,有(you)三层含义:一是每类会计(ji)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)要(yao)有(you)系(xi)统(tong)的(de)(de)编码(ma)(ma)措施(shi),通(tong)过(guo)编码(ma)(ma)形成各类会计(ji)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)间的(de)(de)交叉(cha)索(suo)引(yin)(yin)(yin),即通(tong)过(guo)一类资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)可以(yi)向(xiang)前向(xiang)后追(zhui)溯其他(ta)相关(guan)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao),保证(zheng)线索(suo)不断。二是通(tong)过(guo)索(suo)引(yin)(yin)(yin)能够(gou)找到(dao)会计(ji)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)。对于(yu)纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao),索(suo)引(yin)(yin)(yin)必须包含资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)物理空间位置(zhi)信(xin)息。对于(yu)电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao),信(xin)息系(xi)统(tong)应(ying)(ying)能通(tong)过(guo)索(suo)引(yin)(yin)(yin)(编码(ma)(ma))访问到(dao)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)数据。三是对电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)和纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)要(yao)建立统(tong)一的(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)(yin)体系(xi)。尽管(guan)储(chu)存(cun)方式(shi)不同,电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)和纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)内在(zai)(zai)是有(you)机(ji)联系(xi)的(de)(de)整体。在(zai)(zai)电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)中,应(ying)(ying)当(dang)含有(you)相关(guan)纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)(yin)信(xin)息,在(zai)(zai)纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)索(suo)引(yin)(yin)(yin)中,也(ye)应(ying)(ying)当(dang)包含相关(guan)电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)(yin)信(xin)息,从而实现电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)和纸(zhi)(zhi)面(mian)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)互查(cha)。企(qi)业应(ying)(ying)当(dang)制定会计(ji)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)索(suo)引(yin)(yin)(yin)体系(xi)的(de)(de)总体检(jian)索(suo)规则,明确(que)哪些(xie)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)是纸(zhi)(zhi)面(mian)存(cun)储(chu),应(ying)(ying)当(dang)如(ru)何(he)检(jian)索(suo),哪些(xie)资(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)是电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)存(cun)储(chu),应(ying)(ying)当(dang)通(tong)过(guo)信(xin)息系(xi)统(tong)的(de)(de)何(he)种功(gong)能路径访问。 总之(zhi),企业(ye)实(shi)施会计(ji)资(zi)料(liao)无纸化不是随意、无条件的,要保(bao)证会计(ji)资(zi)料(liao)作(zuo)(zuo)为证据和轨(gui)迹的留存(cun)价值,同时也需要在会计(ji)资(zi)料(liao)保(bao)管效率要求和查询(xun)使(shi)用需求两者之(zhi)间找到平衡。这(zhei)就是工作(zuo)(zuo)规范做(zuo)出(chu)上述规定(ding)的基本考虑。 (二)外部获取(qu)会计资料(liao) 工作规(gui)范第四十(shi)一条规(gui)定: 企业获得的(de)需要外部单(dan)位(wei)或者(zhe)个(ge)人证(zheng)明的(de)原始凭证(zheng)和其他(ta)会计资料(liao),同时满足下列(lie)条(tiao)件的(de),可以不输出纸(zhi)面资料(liao): (一)会计(ji)资料附有外部(bu)单位或者(zhe)个人的、符(fu)合《中(zhong)华人民共和国电子(zi)签名(ming)法》的可靠(kao)的电子(zi)签名(ming); (二)电子签名(ming)经符合《中华人民共和国电子签名(ming)法》的第三(san)方(fang)认(ren)证; (三)满足(zu)第(di)四十条第(di)(一)项(xiang)、第(di)(三)项(xiang)、第(di)(五(wu))项(xiang)和第(di)(六)项(xiang)规定的条件。 1. 会计资料范(fan)围 外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)获(huo)取会计(ji)资(zi)料(liao)是(shi)指所(suo)记载内容需要企业外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)人员或(huo)者机构认可(ke)的(de)(de)会计(ji)资(zi)料(liao)。这类资(zi)料(liao)的(de)(de)范围比(bi)较广(guang),主(zhu)要是(shi)原始凭证(zheng),如(ru)发票、银行回单(dan)等。此外(wai)(wai)(wai)(wai),还包括银行对账单(dan)、购销(xiao)合同(tong)等其(qi)他(ta)外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)获(huo)取资(zi)料(liao)。需要注意的(de)(de)是(shi),外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)获(huo)取资(zi)料(liao)不等于(yu)(yu)外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)制(zhi)作(zuo)的(de)(de)资(zi)料(liao),一(yi)份会计(ji)资(zi)料(liao)由本(ben)企业制(zhi)作(zuo),但经过了(le)外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)认可(ke),也属于(yu)(yu)这里所(suo)说的(de)(de)外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)获(huo)取会计(ji)资(zi)料(liao)。例如(ru),产品订购单(dan),一(yi)般(ban)来说其(qi)格式(shi)和项目是(shi)由本(ben)企业设计(ji),但如(ru)果(guo)需要客(ke)户的(de)(de)签章确认,就属于(yu)(yu)外(wai)(wai)(wai)(wai)部(bu)(bu)获(huo)取会计(ji)资(zi)料(liao)。 2. 电子签名 外部人员(yuan)或(huo)者机构对会计资料(liao)的(de)(de)确认,在形式上体(ti)现为签字或(huo)者盖章。对于电子资料(liao)来说,也就是要有电子签名。因此(ci),工作(zuo)规范(fan)第(di)四(si)十(shi)一条(tiao)(tiao)大(da)部分引用了(le)(le)第(di)四(si)十(shi)条(tiao)(tiao)规定,与(yu)之不同的(de)(de)是加入了(le)(le)两项关于电子签名的(de)(de)条(tiao)(tiao)件。 (1)什么是(shi)电子签(qian)名 根据(ju)我国(guo)《电(dian)子签(qian)名(ming)法》第二条,电(dian)子签(qian)名(ming)“是指数据(ju)电(dian)文中(zhong)以电(dian)子形式所含(han)、所附用于识别签(qian)名(ming)人身份并表明签(qian)名(ming)人认可(ke)(ke)其中(zhong)内容的(de)数据(ju)”。该法第十四条还规定(ding),“可(ke)(ke)靠的(de)电(dian)子签(qian)名(ming)与手(shou)写签(qian)名(ming)或者盖章具有同等的(de)法律效(xiao)力”。 简单地理解,电(dian)(dian)子(zi)签名(ming)就是电(dian)(dian)子(zi)文(wen)件(jian)上的签章。由于其效力得(de)到法(fa)律(lv)的确认(ren),电(dian)(dian)子(zi)签名(ming)使需要相关方认(ren)可的电(dian)(dian)子(zi)文(wen)件(jian)能够代替纸(zhi)面(mian)文(wen)件(jian)成为(wei)证据使用(yong)。这正是外部获取会计资料(liao)无纸(zhi)化的法(fa)律(lv)依据。 事实(shi)上,电子(zi)签(qian)名不(bu)仅可以(yi)达到(dao)纸面签(qian)章的(de)(de)效果,而且其可靠性(xing)是纸面签(qian)章以(yi)及任何纸面防伪技术不(bu)可比(bi)的(de)(de)。电子(zi)签(qian)名技术能(neng)确保经签(qian)名的(de)(de)电子(zi)数(shu)据(ju)一旦被(bei)篡改即能(neng)被(bei)发现(xian),从而保证(zheng)电子(zi)数(shu)据(ju)的(de)(de)真实(shi)性(xing)和完整性(xing)。这也(ye)是第四十一条未引用第四十条第(四)项条件的(de)(de)原因。 《电(dian)子(zi)(zi)签名法》施行后,电(dian)子(zi)(zi)签名在(zai)国(guo)内(nei)电(dian)子(zi)(zi)金融(rong)、电(dian)子(zi)(zi)政务和电(dian)子(zi)(zi)商务领(ling)域得(de)到广泛应用。支持会计资料无纸化的成熟技(ji)术和市(shi)场环境已(yi)经形成。 电(dian)子(zi)(zi)商(shang)(shang)(shang)业(ye)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)是人民银行(xing)主导的一(yi)项电(dian)子(zi)(zi)签(qian)名(ming)应用。目(mu)前,相当一(yi)部分商(shang)(shang)(shang)业(ye)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)从出票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)、承兑、背书到兑付全程都已(yi)实现电(dian)子(zi)(zi)化(hua),整个汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)生命(ming)周(zhou)期没(mei)有(you)任何纸(zhi)质文件生成。截止2012年(nian)10月(yue)底,接(jie)入电(dian)子(zi)(zi)商(shang)(shang)(shang)业(ye)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)系统(tong)的机(ji)构共有(you)338家,2009年(nian)10月(yue)28日至2012年(nian)10月(yue)31日,电(dian)子(zi)(zi)商(shang)(shang)(shang)业(ye)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)系统(tong)处(chu)理电(dian)子(zi)(zi)商(shang)(shang)(shang)业(ye)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)业(ye)务总数为2,183,090笔,金额61,449.44亿。这充分说明(ming)了电(dian)子(zi)(zi)签(qian)名(ming)技术的高可靠性。同时,电(dian)子(zi)(zi)汇票(piao)(piao)(piao)(piao)(piao)的案例也说明(ming),目(mu)前在(zai)一(yi)些(xie)领(ling)域(yu)实务中,纸(zhi)面凭证已(yi)不复存在(zai)。 电(dian)子签(qian)(qian)名在政务(wu)领域(yu)也有多(duo)项成功应用。例如,北京、海南、广(guang)西、甘肃(su)等多(duo)地(di)国(guo)家税(shui)务(wu)局(ju)和地(di)方税(shui)务(wu)局(ju)将电(dian)子签(qian)(qian)名用于无纸化税(shui)务(wu)申(shen)(shen)报工作(zuo)。这些地(di)区企业向税(shui)务(wu)局(ju)的纳(na)税(shui)申(shen)(shen)报完(wan)全通(tong)过网络进行(xing),不(bu)再报送纸面材料(liao)。部分(fen)地(di)方还将此(ci)项工作(zuo)进一步延(yan)伸,实现了网上实时(shi)缴(jiao)税(shui)。 在商务和其他社会应用方面,电(dian)子签名也大(da)显身手(shou),在很多领域实(shi)(shi)现(xian)(xian)(xian)了无纸(zhi)(zhi)化(hua)。联想等一批公(gong)司(si)将电(dian)子签名应用于(yu)销售订货业务中,实(shi)(shi)现(xian)(xian)(xian)销售订单管(guan)理无纸(zhi)(zhi)化(hua)。不(bu)少医(yi)院利(li)用电(dian)子签名实(shi)(shi)现(xian)(xian)(xian)了病历档(dang)案(an)管(guan)理的(de)完全无纸(zhi)(zhi)化(hua)。一些(xie)保险公(gong)司(si)利(li)用电(dian)子签名,通过移动电(dian)子设(she)备实(shi)(shi)现(xian)(xian)(xian)保单销售无纸(zhi)(zhi)化(hua),提高保单销售处理的(de)速度和销量(liang)。 (2)工作规范对电子签名的要求(qiu) 工作规范第四十条第(一)项规定,无(wu)纸化管(guan)理的(de)外部获取会(hui)计资(zi)料必须附有电子签(qian)名。这(zhei)里(li)要(yao)注意两个要(yao)求:一是电子签(qian)名应(ying)当是对会(hui)计资(zi)料进(jin)行认可(ke)(ke)的(de)外部个人(ren)或者(zhe)机构(gou)的(de),而不是企业自身的(de);二是电子签(qian)名应(ying)当是“可(ke)(ke)靠的(de)”。 根据《电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)法》第(di)十(shi)三(san)(san)条,可靠的电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)必(bi)须同时符合以下条件(jian):“(一)电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)制(zhi)作数(shu)据用(yong)于电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)时,属(shu)于电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)人(ren)(ren)专有;(二(er))签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)署时电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)制(zhi)作数(shu)据仅由电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)人(ren)(ren)控制(zhi);(三(san)(san))签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)署后对(dui)(dui)电(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)名(ming)(ming)的任何改动能够(gou)被(bei)(bei)发现;(四)签(qian)(qian)(qian)(qian)(qian)署后对(dui)(dui)数(shu)据电(dian)(dian)(dian)文内容和(he)形(xing)式(shi)的任何改动能够(gou)被(bei)(bei)发现”。 工(gong)作规范(fan)第(di)(di)四(si)十条第(di)(di)(二)项进(jin)一(yi)步规定(ding),电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名应当(dang)经第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)认证(zheng)。所(suo)谓第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)认证(zheng),是指用(yong)于(yu)电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名的(de)数(shu)(shu)字证(zheng)书(shu)(即《电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名法》中所(suo)说的(de)“电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名制作数(shu)(shu)据(ju)”)由独(du)立于(yu)交(jiao)易双方(fang)(fang)的(de)第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)中介机(ji)构签(qian)(qian)(qian)发(fa)(fa),所(suo)生成的(de)电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名真实性(xing)由该(gai)第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)进(jin)行(xing)鉴定(ding)的(de)机(ji)制。提(ti)(ti)出(chu)第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)认证(zheng)要(yao)求,是为(wei)进(jin)一(yi)步提(ti)(ti)高(gao)电子(zi)(zi)(zi)会计资(zi)料的(de)公(gong)(gong)信力(li)。例如,目(mu)前银(yin)行(xing)普(pu)遍开展电子(zi)(zi)(zi)银(yin)行(xing)服(fu)务,客(ke)(ke)户(hu)通过互联网发(fa)(fa)出(chu)转账、付款等(deng)各项指令,就(jiu)附有电子(zi)(zi)(zi)签(qian)(qian)(qian)名。其(qi)中,有的(de)银(yin)行(xing)使用(yong)的(de)是第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)认证(zheng),有的(de)银(yin)行(xing)是自(zi)己认证(zheng)。对于(yu)自(zi)己认证(zheng)的(de)情况,如果(guo)银(yin)行(xing)与客(ke)(ke)户(hu)之间就(jiu)某笔业务存在争议,则银(yin)行(xing)依据(ju)自(zi)己的(de)认证(zheng)结论为(wei)自(zi)己提(ti)(ti)供证(zheng)据(ju)就(jiu)显得(de)(de)公(gong)(gong)信力(li)不足(zu)。对于(yu)电子(zi)(zi)(zi)银(yin)行(xing)业务来说,如果(guo)采(cai)用(yong)第(di)(di)三(san)方(fang)(fang)认证(zheng),则银(yin)行(xing)和客(ke)(ke)户(hu)企业双方(fang)(fang)所(suo)得(de)(de)到(dao)的(de)交(jiao)易凭(ping)据(ju)数(shu)(shu)据(ju)的(de)公(gong)(gong)信力(li)都能得(de)(de)到(dao)保(bao)证(zheng)。 工(gong)作规范要求电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)签名经符合(he)《电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)签名法》的(de)第三(san)方认(ren)证(zheng),也就是要由依(yi)据该(gai)法设(she)立的(de)电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)认(ren)证(zheng)服务机构来提供(gong)证(zheng)书发放和签名鉴定等服务。根据《电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)签名法》,电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)认(ren)证(zheng)服务机构的(de)设(she)立由国务院信息产业主管部(bu)门审(shen)批。公众(zhong)可(ke)以通过工(gong)信部(bu)网站查询(xun)依(yi)法设(she)立的(de)电(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)认(ren)证(zheng)服务机构名录。 工(gong)作规(gui)范(fan)第(di)四十一(yi)条规(gui)定,对银行(xing)等具有广泛客(ke)户群体的企业来说,不(bu)仅可以提高自身工(gong)作效(xiao)率,而且,还为其改(gai)进客(ke)户服务,进一(yi)步(bu)提高竞争力提供了契机(ji)。例如(ru),银行(xing)可以在电子回单中加入第(di)三方(fang)认证(zheng)的电子签名,使客(ke)户企业不(bu)再需要纸面回单,提高客(ke)户企业会计工(gong)作效(xiao)率。 三、相关问题 企(qi)业开展会计资(zi)料无纸(zhi)化管理,还应当(dang)注意(yi)以下问(wen)题: (一)会计监督(du)与无纸化 符合(he)条(tiao)件(jian)的企(qi)(qi)业(ye)对会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)资料(liao)进(jin)行无纸(zhi)(zhi)化管理,意味着对企(qi)(qi)业(ye)开展会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)监(jian)督,包括注册会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)师审计(ji)(ji)(ji)和政府监(jian)管机构的检查(cha),都不能要求企(qi)(qi)业(ye)提供全套(tao)纸(zhi)(zhi)面(mian)会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)资料(liao)。但是(shi),企(qi)(qi)业(ye)应当对会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)监(jian)督工作提供必(bi)要的帮助和支持,对于监(jian)督人员需(xu)要查(cha)阅和输出的电(dian)子(zi)资料(liao),包括需(xu)要作为(wei)证(zheng)据(ju)带走(zou)的电(dian)子(zi)会(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)资料(liao),企(qi)(qi)业(ye)仍应当根(gen)据(ju)要求查(cha)询、打(da)印(yin),必(bi)要时进(jin)行签章确认。 (二)电(dian)子(zi)会(hui)计资料的格(ge)式 工(gong)作(zuo)规范所称的电子会计资(zi)(zi)料,并未限定其格式(shi)。无论(lun)其是以(yi)数据库、XBRL等结(jie)(jie)构化形式(shi)存(cun)在,还(hai)是以(yi)HTML、PDF、Excel、Word等非(fei)结(jie)(jie)构化形式(shi)存(cun)在,无论(lun)其由会计信息系统管(guan)理、还(hai)是由专门的档案(an)系统管(guan)理,只要符合(he)工(gong)作(zuo)规范规定的条件,都可以(yi)不输出纸面(mian)资(zi)(zi)料。 例如(ru),一张自动生成的(de)记账凭证,最初以数(shu)据(ju)库形式存放(fang)于会计信息系(xi)统(tong)(tong)中(zhong),后来(lai)按照企业档案(an)(an)管理统(tong)(tong)一要求转换为PDF文件(jian)存放(fang)于企业档案(an)(an)管理系(xi)统(tong)(tong)中(zhong)并能通过该系(xi)统(tong)(tong)随时查询的(de)打印,则(ze)可以视为满足第四十条第(三(san))项规(gui)定的(de)条件(jian)。 (三)与会计档案(an)管理规定的衔接 应当(dang)指(zhi)出的(de)(de)是,会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)和(he)会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案是不同的(de)(de)概念。会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)的(de)(de)范(fan)(fan)围比(bi)会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案更广,会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案是会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao),但不是所有(you)会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)都是会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案,只有(you)具有(you)长期保存(cun)价(jia)值并归档(dang)(dang)保存(cun)的(de)(de)会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)属于会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案。工(gong)(gong)作(zuo)规范(fan)(fan)第四十(shi)条(tiao)(tiao)、第四十(shi)一条(tiao)(tiao)规定的(de)(de)是会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)无纸化条(tiao)(tiao)件,而对于哪些会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)资(zi)料(liao)(liao)属于会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案,何(he)时归档(dang)(dang),归档(dang)(dang)应当(dang)采取(qu)何(he)种形式,则应当(dang)按(an)照(zhao)工(gong)(gong)作(zuo)规范(fan)(fan)第四十(shi)二条(tiao)(tiao),“遵循国家有(you)关会(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)计(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)档(dang)(dang)案管理的(de)(de)规定”。 这里的(de)(de)(de)(de)“会(hui)计(ji)(ji)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)规(gui)定(ding)”,是指财政部(bu)和(he)国家(jia)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)局制定(ding)的(de)(de)(de)(de)《会(hui)计(ji)(ji)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)(li)办法(fa)》。目前(qian),该(gai)办法(fa)正(zheng)在(zai)修订中,对(dui)于会(hui)计(ji)(ji)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)电子化(hua)管(guan)理(li)(li)问题,将采取与工作(zuo)规(gui)范一致的(de)(de)(de)(de)原则(ze)。按照(zhao)现(xian)行(xing)《会(hui)计(ji)(ji)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)(li)办法(fa)》第六(liu)条规(gui)定(ding),当年(nian)(nian)形成(cheng)的(de)(de)(de)(de)会(hui)计(ji)(ji)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an),在(zai)会(hui)计(ji)(ji)年(nian)(nian)度终(zhong)了后,可暂(zan)由会(hui)计(ji)(ji)机构保管(guan)一年(nian)(nian),一年(nian)(nian)之后再(zai)归档(dang)(dang)(dang)。因此,企(qi)业(ye)对(dui)于电子会(hui)计(ji)(ji)资料归档(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)时点问题,可暂(zan)按上述规(gui)定(ding)执行(xing),归档(dang)(dang)(dang)前(qian),电子会(hui)计(ji)(ji)资料的(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)(li)遵(zun)循工作(zuo)规(gui)范的(de)(de)(de)(de)规(gui)定(ding)。 |
|||
来源:市场部 | |||
|